Описание
Организацията и управлението на проекта ще бъде реализирано от екип, състоящ се от: ръководител проект, координатор, финансов експерт, технически експерт и юрист.
Всички експерти са служители в общинска администрация Пловдив. Екипът ще отговаря за цялостното изпълнение на проекта, разходването на средствата, комуникацията с всички заинтересовани страни, включително Норвежкия партньор и ПО.
Дейността ще осигури:
- точно определяне на времето и ресурсите за отделните задачи;
- пълноценно и ефективно изпълнение на дейностите;
- -възможност за контрол върху качеството и предприемане на мерки в случай на отклонения;
- механизъм за управление на рисковете по време на изпълнението.
Отговорностите на членовете на екипа са съобразени със спецификата на интервенцията и съответната им позиция в екипа и ще залегнат в длъжностните характеристики/договорите за съответните позиции. Ефективното управление и контрол на дейностите ще се гарантира от екипа, като екипната работа се базира на правилно подбрани експерти, с ясно дефинирани задачи. Регулярно ще бъдат провеждани срещи за анализиране напредъка, проблеми и предстоящи задачи. За осъществяване на мониторинг и контрол върху изпълнението на договорите с външни изпълнители, екипът ще извършва проверки за тяхното спазване. При документални проверки ще проверява коректността на издадените документи. Ще бъдат провеждани периодични срещи и с изпълнителите, за обсъждане на дейности, срокове и евентуални трудности. Ще бъде приложена и система за осъществяване на вътрешен мониторинг на напредъка по изпълнението на проекта, като ще се следи:
- Дали се спазват изискванията на ДБФП.
- До каква степен постигнатите резултати отговарят на заложените.
- Налице ли са отклонения от времевия график и какви мерки са предприети.
- Възникнали ли са трудности.
- Дали направените разходи отговарят на предвидените в бюджета и дали са спазени принципите за прозрачност, целесъобразност и законосъобразност при извършване.
Начин на изпълнение
При стартиране на проекта ще се изготви план за действие за изпълнение на дейностите с поставяне на задачи с конкретен срок и отговорници. Ще бъде създадена система за ефективна комуникация между екипа по управление, община Пловдив и партньора, като ще бъдат организирани месечни онлайн срещи за координация, мониторинг на напредъка, оценка и отчитане на резултатите. Задачата на екипа ще бъде да обезпечат административното, техническото и финансово управление на проекта.
Управлението на проекта ще има следните цели и задачи:
- планиране и разпределение на дейностите и ресурсите;
- осигуряване на публичност на резултатите;
- осигуряване на надежден механизъм за контрол при изпълнението на договорите за обществени поръчки по проекта;
- мониторинг и управление на риска;
- докладване за нередности или съмнения за нередности и качествено изпълнение на дейностите по популяризиране на финансовата подкрепа на ФМ на ЕИП и НФМ.
Резултатите от изпълнението на дейността са както следва:
1. Ефективно изпълнение на проектните дейности съгласно одобреното проектно предложение и ДБФП.
2. Оптимално оползотворяване на човешките и финансови ресурси.
3. Установена система за организация и управление на проекта с ясно разпределение на индивидуални задачи и отговорности и срокове.
4. Установена система за мониторинг, контрол и оценка на изпълнението на проекта.
5. Установена система за комуникация и обмен на информация между членовете на проектния екип.
6. Осигуряване на публичност съгласно ръководството за комуникация и дизайн на ФМ на ЕИП за 2014 - 2020.
